Como o MEI pode contratar um funcionário sem complicação

Contratar um funcionário como MEI é uma possibilidade prevista em lei, mas poucos empreendedores sabem exatamente como fazer isso sem errar. A legislação permite que o Microempreendedor Individual admita exatamente um empregado, desde que todos os encargos trabalhistas sejam cumpridos corretamente. Ignorar esse processo pode resultar em multas, processos na Justiça do Trabalho e até o cancelamento do CNPJ.

Em 2026, o salário mínimo nacional está em R$ 1.518,00, e os custos adicionais com encargos podem elevar o gasto mensal do MEI com um empregado para além de R$ 1.900,00. Por isso, antes de assinar qualquer contrato, é fundamental entender cada etapa do processo: desde o registro na carteira até o recolhimento de tributos mensais. Neste guia completo, você vai aprender tudo o que precisa saber.

O que a lei permite: MEI tem limite de um único funcionário

A Lei Complementar nº 128/2008, que criou a figura do MEI, estabelece que o Microempreendedor Individual pode ter apenas um empregado contratado. Esse trabalhador pode receber até um salário mínimo ou o piso salarial da categoria profissional, o que for maior. Caso o MEI contrate dois ou mais funcionários, automaticamente deixa de se enquadrar no regime simplificado e pode ser desenquadrado.

Esse limite existe porque o MEI é um regime voltado para pequenos negócios com faturamento anual de até R$ 81.000,00 em 2026. O objetivo é manter a simplicidade fiscal e contábil. Se o negócio crescer e demandar mais mão de obra, o caminho natural é migrar para o regime de Microempresa (ME), com CNPJ no Simples Nacional e contabilidade mensal obrigatória.

Vale lembrar que o empregado do MEI tem todos os direitos trabalhistas garantidos pela CLT: férias remuneradas, 13º salário, FGTS, aviso prévio, vale-transporte e seguro-desemprego. Não existe um regime simplificado de contratação — o trabalhador é empregado com todos os direitos, independentemente do porte do empregador.

Passo a passo: como registrar o funcionário do jeito certo

O primeiro passo é verificar se o trabalhador já possui cadastro no eSocial. Desde 2020, o registro de empregados domésticos e de pequenas empresas, incluindo MEIs, é feito obrigatoriamente pela plataforma eSocial, mantida pelo governo federal. É por lá que o MEI deve cadastrar o empregado antes de iniciar qualquer atividade, gerando o número de matrícula do trabalhador.

Após o cadastro no eSocial, o MEI deve assinar o contrato de trabalho e anotar a admissão na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do funcionário. Desde 2019, a CTPS é digital e o registro pode ser feito eletronicamente pelo portal gov.br/trabalho. O prazo para registrar o funcionário é de até 48 horas após o início das atividades — o descumprimento desse prazo configura “carteira não assinada” e pode gerar ação trabalhista.

Também é necessário informar o empregado sobre o vale-transporte. Se ele precisar de transporte público para chegar ao trabalho, o MEI é obrigado a custear o benefício, descontando até 6% do salário do trabalhador e arcando com o restante. O não fornecimento do vale-transporte é uma das infrações trabalhistas mais comuns entre pequenos empregadores e pode gerar multas significativas em fiscalização.

Quanto custa realmente ter um funcionário sendo MEI em 2026

Muitos MEIs subestimam o custo real de manter um empregado. Além do salário de R$ 1.518,00 (salário mínimo de 2026), há encargos mensais obrigatórios. O principal deles é o FGTS, correspondente a 8% do salário bruto, ou seja, R$ 121,44 por mês que devem ser depositados na conta vinculada do trabalhador na Caixa Econômica Federal. Para consultar o saldo e movimentações do FGTS, o empregado pode acessar o portal da Caixa.

O MEI também deve recolher o INSS patronal, que no caso do MEI empregador corresponde a 3% do salário do funcionário (alíquota reduzida prevista na legislação do Simples Nacional). Isso representa R$ 45,54 mensais. Além disso, há o desconto do INSS do próprio empregado, que varia de 7,5% a 14% conforme a faixa salarial — em 2026, para quem recebe o salário mínimo, a alíquota é de 7,5%, equivalente a R$ 113,85 descontados diretamente do salário do trabalhador.

Somando salário, FGTS e INSS patronal, o custo mensal do MEI com um funcionário fica em torno de R$ 1.685,00 a R$ 1.900,00, dependendo do salário pago. Nas rescisões, o custo aumenta: o MEI deve pagar férias proporcionais, 13º proporcional, aviso prévio e uma multa rescisória de 40% sobre o saldo do FGTS em caso de demissão sem justa causa. Se você quer entender melhor como o MEI pode acessar crédito para bancar esses custos, confira: MEIs do CadÚnico terão nova linha de crédito com até R$ 21 mil.

Obrigações mensais do MEI empregador: o que não pode esquecer

Ao se tornar empregador, o MEI passa a ter obrigações mensais que vão além do simples pagamento do salário. Todo mês, ele deve recolher o DAE (Documento de Arrecadação do eSocial), que unifica o pagamento do FGTS e do INSS do empregado e do empregador. O documento é gerado automaticamente pelo sistema eSocial e deve ser pago até o dia 7 do mês seguinte ao competente.

Além do DAE, o MEI empregador continua pagando o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é a guia mensal do próprio MEI. O valor do DAS em 2026 varia conforme a atividade: R$ 75,90 para comércio e indústria, R$ 79,90 para serviços e R$ 80,90 para atividades mistas. Atenção: o MEI também tem prazo para entregar a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI) — veja o prazo para declaração anual do MEI e como evitar multas.

Outro ponto importante é o envio mensal das informações ao eSocial. O MEI deve informar a folha de pagamento, os eventos trabalhistas (como afastamentos, férias e rescisões) e qualquer alteração no contrato de trabalho. A falta de envio dessas informações pode gerar inconsistências no cadastro do empregado, prejudicando o acesso dele a benefícios como o seguro-desemprego e o auxílio-doença. Para entender como o trabalhador acessa esses benefícios, confira: Seguro-Desemprego: quem tem direito e como solicitar em 2026.

Conclusão

Contratar um funcionário sendo MEI é totalmente viável, mas exige organização e atenção às obrigações legais. O processo envolve registro no eSocial, assinatura da CTPS digital, recolhimento mensal do DAE e cumprimento de todos os direitos trabalhistas garantidos pela CLT. O custo real mensal supera o salário bruto em cerca de 25%, o que precisa estar no planejamento financeiro do empreendedor.

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Se você já é MEI e está pensando em expandir o negócio ou precisa de ajuda para organizar as finanças, vale a pena também entender como declarar o Imposto de Renda corretamente. Confira: Autônomo, MEI ou CNPJ: quando a declaração do IR 2026 pode ser obrigatória. Fique em dia com suas obrigações e aproveite os benefícios de crescer dentro da legalidade.

José Carlos Sanchez Jr.

Jornalista e redator focado em políticas públicas, desigualdade, Estado, democracia e direitos, com atuação em reportagens baseadas em dados, documentos públicos e análise de impacto social.

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