Gestão financeira para MEI: o guia definitivo para controlar custos e fazer seu negócio crescer

Trabalhar o mês inteiro e ainda assim fechar as contas no vermelho é a realidade de milhões de microempreendedores brasileiros. Inclusive, esse é um dos principais fatores que leva um negócio à falência.

De acordo com dados do Sebrae, os MEIs têm a maior taxa de mortalidade entre os pequenos negócios, sendo que 29% fecham as portas antes de completar 5 anos de atividade.

Segundo o mesmo estudo, somente 42% desses microempreendedores fizeram alguma capacitação em gestão para administrar a pequena empresa.

Nesse contexto, a gestão financeira para MEI, por meio de uma consultoria financeira, se mostra mais do que um diferencial, mas uma necessidade para quem quer sobreviver, se destacar e até mesmo tornar-se um pequeno empresário de sucesso.

E para ajudar nessa jornada, separamos esse guia completo, onde vamos mostrar como:

• Identificar e classificar seus custos;
• Montar um fluxo de caixa funcional;
• Precificar corretamente seus serviços;
• Analisar indicadores como margem de lucro e ponto de equilíbrio;
• Automatizar processos com ferramentas acessíveis;
• Tomar decisões com base em dados e não mais no improviso.

Boa leitura!

O que é gestão financeira para MEI?

A gestão financeira é o conjunto de práticas que permite a um negócio controlar entradas, saídas, custos, lucros e projeções futuras.

Para o MEI, esse controle precisa ser adaptado à sua realidade: menos burocracia, mais objetividade, mas sem abrir mão da clareza.

Como ressalta José Dornelas, especialista em empreendedorismo no Brasil: “A maioria dos pequenos empreendedores quebra por falhas na gestão, não por falta de clientes. Saber cobrar é importante, mas saber quanto cobrar e como gerir esse valor é essencial.”

Ao contrário de uma grande empresa, o MEI normalmente mistura as contas pessoais com as do negócio, não tem equipe financeira e toma decisões no dia a dia, no calor dos acontecimentos.

É por isso que a gestão financeira para o microempreendedor precisa ser simples, prática e adaptada à rotina real — mas sem perder a base técnica. Vamos começar pelos custos.

Organização de custos: o alicerce da saúde financeira

Um dos maiores erros do microempreendedor é confundir despesa com desperdício e lucro com faturamento. Sem uma boa organização de custos, é impossível saber se o negócio está realmente dando resultado ou apenas girando sem sair do lugar.

Por isso, é essencial entender como funciona uma estrutura de custos dentro de um negócio, para precificar melhor o produto e serviço, assim como criar planilhas de organização.

Custos fixos x custos variáveis: entenda a diferença

Primeiramente, é preciso entender que existem 3 tipos de custos dentro de uma empresa: custo fixo, custo variável e custo da mercadoria vendida.

Em alguns casos, há também as despesas financeiras, que são custos relacionados a juros pagos por antecipação de duplicatas, empréstimos para capital de giro, financiamentos e até taxas para manutenção da conta corrente.

Vamos entender cada um desses custos.

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que você paga todos os meses, e que costumam ter o mesmo valor. Eles independem da sua venda, ou seja, não importa o quanto você fatura, terá que pagar esses custos todos os meses.

Dentre os principais, estão:

• Aluguel;
• Contas de consumo como água, luz, telefone e internet;
• Salários de funcionários se tiver;
• Encargos sobre salários;
• Contador;
• No caso do MEI, o DAS mensal;
• Taxas de prefeituras;
• Financiamentos de veículos.

Cada negócio tem suas particularidades, mas o custo fixo é aquele que se mantém, apesar de você vender muito ou pouco durante o mês.

Custos variáveis

Os custos variáveis são proporcionais ao volume de vendas, independente se você vende produtos ou serviços. Esses custos costumam ser menos nocivos ao negócio.

Por quê? Porque se você não vende nada, o custo também é zero, visto que ele é dado em um percentual sobre as vendas. Dentre os custos variáveis, estão:

• Impostos em caso de empresas que não são MEI;
• Comissões de vendedores e representantes;
• Comissões para marketing;
• Taxas de maquininha de cartão;
• Frete e logística.

Portanto, quanto mais sua empresa fatura, maiores serão também os gastos variáveis.

Custo da mercadoria vendida

O custo da mercadoria vendida é classificado por alguns como custo variável. Ele também varia de acordo com a venda, e está relacionado aos insumos que você gasta em um produto ou serviço.

Por exemplo, se você vende bolo de potes, os insumos representam os ingredientes usados naquela unidade. Se você presta um serviço de eletricista, os insumos são o cabo e outros itens que usa para fazer o seu serviço.

De modo geral, o custo da mercadoria vendida abarca o gasto com matéria-prima e embalagem para realizar a venda dos seus produtos.

Despesas financeiras

Por fim, as despesas financeiras representam o custo de capital que você tem para manter aquele determinado negócio.

Por exemplo, se você vende um produto com 30 dias de recebimento no boleto bancário, mas precisa antecipar esse boleto para comprar matéria-prima, vai pagar juros por isso.

Esses juros são classificados como despesas financeiras. O mesmo vale para os juros de um empréstimo, financiamento e até mesmo para a taxa para manter a conta da empresa.

Cuidado para não misturar os custos

Agora que você já sabe a diferença entre os custos é preciso ter um cuidado essencial: não misturar gastos pessoais com os gastos da sua microempresa. Quando falamos em custos fixos não estamos relacionando aqui os seus gastos pessoais como:

• Aluguel ou prestação da sua casa;
• Gastos com lazer pessoal;
• Gastos com financiamento de carro pessoal;
• Despesas com escola dos filhos, dentre outros.

É importante separar o que é gasto pessoal do que é gasto pela empresa para entender se o seu negócio realmente está dando lucro, ou se ele está tendo prejuízo.

O que muitos fazem, e o que é o correto, é levantar os custos mensais pessoais, e ter uma retirada pró-labore do negócio. Se a empresa não for capaz de proporcionar essa retirada, é preciso procurar fontes de renda extra para evitar a descapitalização do negócio.

Custos invisíveis: o que está drenando seu caixa sem você ver?

Além das despesas pessoais, existem gastos que parecem pequenos, mas no final do mês consomem parte significativa da receita. Eles fazem parte das categorias citadas acima, mas como são pequenos, muitas vezes passam despercebidos.

Dentre os principais, estão:

• Recompra de materiais por falta de controle de estoque;
• Retrabalho por falta de planejamento;
• Juros por atrasos e pagamentos mal programados;
• Assinaturas recorrentes pouco utilizadas.

Segundo levantamento do Sebrae, 18% dos MEIs não sabem exatamente quanto gastam por mês para manter o negócio operando. Isso torna impossível saber se a precificação está correta ou se há margem de lucro real.

Agora com uma boa base de compreensão sobre os custos, entramos em uma área bastante importante para a saúde financeira da sua empresa: a precificação do produto.

Como calcular o preço dos seus produtos e serviços

Saber precificar corretamente é o que separa o microempreendedor que sobrevive daquele que cresce. Muitos MEIs definem o preço com base em concorrência, “feeling” ou o quanto acham que o cliente pode pagar.

O resultado? Margens apertadas, trabalho excessivo e pouco lucro — ou nenhum.

De acordo com José Dornelas, especialista em empreendedorismo e autor de vários livros sobre o tema: “Vender muito não é sinal de sucesso se você precifica errado. Crescer com prejuízo é só acelerar a falência.”

Dessa maneira, precificar corretamente, contribui para uma venda bem feita, e um crescimento sustentável do seu negócio.

Etapas da precificação

Para precificar corretamente um produto ou serviço, é preciso levantar todos os custos da sua empresa. Portanto, é necessário seguir algumas etapas como veremos mais adiante.

Levantamento dos custos fixos

Primeiramente, levante todos os custos fixos do seu negócio. Imagine um MEI que atua como designer freelancer. Hipoteticamente, os custos dele podem ser:

• Internet: R$ 120;
• Energia: R$ 80;
• Assinaturas de ferramentas (ex: Canva, Adobe): R$ 150;
• DAS do MEI: R$ 70;
• Pró-labore: R$ 2.000.

Ao somar todos esses custos, temos o valor de R$ 2.420.

Levantamento dos custos variáveis e da mercadoria vendida

Depois, é importante levantar os gastos variáveis e da mercadoria vendida. Ainda, citando o mesmo exemplo acima, podemos concluir que cada projeto como designer, exige:

• Compra de imagens premium: R$ 10;
• Tempo de execução (valor/hora): considere que ele estima que uma hora do seu trabalho deve valer R$ 50, e o projeto leva 4 horas → R$ 200.

Dessa forma, temos o custo por projeto estimado em R$ 210.

Determinação da margem de lucro

Agora é preciso determinar a margem de lucro do negócio. Ou seja, qual o percentual que você quer ter de lucro. Vamos imaginar, nesse exemplo, o percentual de 30%.

Dito isso, já temos todos os elementos para precificar o produto ou serviço em questão. Vamos então colocar tudo isso na fórmula.

Fórmula de precificação de produtos e serviços

A fórmula para precificar um produto ou serviço, é a seguinte:

• Preço = ((Custos Fixos / Nº de Projetos por mês) + Custo Variável) / (1 – (Margem de Lucro /100))

Nesse exemplo, vamos considerar que esse designer realiza 20 projetos por mês. Portanto, a precificação deveria ser a seguinte:

• Preço = ((R$ 2.420 / 20) + R$ 210) / (1 – (30 / 100)) = R$ 472,86

Esse é o valor que deve ser cobrado para cobrir todos os custos. Vamos agora provar.

Provando o cálculo

Nesse exemplo, temos um custo fixo de R$ 2.420,00 um custo variável de R$ 210 por projeto, uma expectativa de ganho de 30% e a realização de 20 projetos.

Vamos somar o custo variável:

• Total do custo variável = Número de projetos x custo variável por projeto.
• Total do custo variável = 20 x R$ 210 = R$ 4.200.

Vamos agora somar o total do custo mensal:

• Total do custo = custo fixo + custo variável.
• Total do custo = R$ 2.420 + R$ 4.200 = R$ 6.620.

Com base no preço que determinamos, vamos somar as entradas financeiras:

• Entradas = Número de projetos x preço de venda.
• Entradas = 20 x R$ 472,86 = R$ 9.457,14.

Agora é só subtrair as saídas das entradas:

• Lucro = Entradas – Saídas.
• Lucro = R$ 9.457,14 – R$ 6.620 = R$ 2.837,14.

Para ver se esse lucro realmente representa 30% conforme desejado, basta aplicar a fórmula:

• Percentual de lucro = (Lucro / Entrada) x 100.
• Percentual de Lucro = (R$ 2.837,14 / R$ 9.457,14) x 100 = 30%.

Note como a precificação foi feita de maneira organizada. Nesse caso, ele incluiu o pró-labore no custo fixo, cobriu suas despesas pessoais e ainda sobrou 30% de lucro para investimentos.

Fórmula de precificação para comércio

Vimos acima um exemplo de precificação para serviços, mas vamos considerar que você seja um comércio. O cálculo nesse caso é um pouco diferente.

Por quê? Porque é preciso incluir também o custo da mercadoria vendida no preço. Imagine que você compra e vende camisetas no varejo. Considere que você paga R$ 20 da unidade e mais R$ 7 de frete.

Nesse caso, há um custo da mercadoria vendida de R$ 27 por unidade. Agora é preciso aplicar a seguinte fórmula:

• Preço de venda = Custo da Mercadoria Vendida / (1 – % de custo variável – % Margem)

Vamos imaginar que a empresa pague 2% de comissão e mais 6% de imposto, totalizando 8% e quer ter 20% de lucro sobre os produtos. Basta agora colocar os percentuais na fórmula, mas antes é preciso dividi-los por 100.

• Custo variável = 8 / 100 = 0,08.
• Margem = 20 / 100 = 0,20.

Aplicando a fórmula:

• Preço de venda = R$ 27 / ( 1 – 0,08 – 0,20).
• Preço de venda = R$ 27 / 0,72 = R$ 37,50.

Esse é o preço que deve ser cobrado para obter uma margem de 20%. Mas e os custos fixos? Agora vem outra parte do cálculo.

Custos fixos no comércio

Vamos considerar que nesse exemplo, a empresa tem um custo fixo de R$ 2.700. O que ela precisa fazer? Encontrar o ponto de equilíbrio.

Dessa forma, basta aplicar a fórmula:

• Ponto de equilíbrio = Custo fixo / Preço de venda.
• Ponto de equilíbrio = R$ 2.700 / 37,50 = 72.

Isso quer dizer que ela precisa vender 72 unidades para cobrir as despesas fixas. Portanto, fica mais fácil fazer a projeção de vendas para obter lucro.

Por exemplo, a empresa pode projetar uma venda de 300 unidades como meta, sendo que a partir da unidade 73 ela passa a ter lucro.

Psicologia do preço de venda

Ainda que as fórmulas determinem o preço de um produto e serviço, é preciso levar em conta o preço praticado pelo concorrente e a psicologia do preço de vendas.

Assim sendo, o valor deve ser compatível com o mercado, caso não seja, é necessário cortar custos para ter um preço mais competitivo.

Em relação a psicologia, números terminados com 7 geralmente funcionam bem. Então, se você fez as contas e precisa vender o produto a R$ 98,30, é melhor perder um pouco de margem e arredondar para R$ 97, pois é mais chamativo.

Com isso, você ganha mais por conta do volume de vendas que certamente será maior.

Fluxo de caixa da sua empresa

Agora que você entendeu os custos e a precificação, chegou o momento de conhecer mais um elemento essencial para o seu negócio: o fluxo de caixa.

De acordo com Robert Kiyosaki, autor do livro Pai Rico, Pai Pobre: “O fluxo de caixa é como o oxigênio de uma empresa. Mesmo um negócio lucrativo quebra se não souber quando e quanto de dinheiro entra ou sai”.

O que isso quer dizer? Que mesmo o preço sendo bem praticado, há chances de falência se os prazos forem mal estipulados. Por isso, o controle de caixa é tão importante.

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é o controle detalhado de todas as entradas (recebimentos) e saídas (pagamentos) do negócio em um determinado período.

Mas não se trata apenas de registrar. Um bom controle de fluxo de caixa:

• Ajuda a prever momentos de aperto (ou sobra) de dinheiro;
• Permite planejar compras, investimentos e até promoções;
• Reduz a dependência de empréstimos emergenciais.

Existem basicamente 3 tipos de fluxo de caixa como veremos à seguir.

Tipos de fluxo de caixa

1. Fluxo de caixa operacional: mostra o resultado da atividade principal da empresa (vendas x despesas operacionais). Ideal para o dia a dia do MEI;
2. Fluxo de caixa projetado: é a estimativa futura do caixa — usado para planejamento. Fundamental para não ser pego de surpresa com despesas ou sazonalidade;
3. Fluxo de caixa livre: mostra quanto sobra após pagar todas as despesas. É o valor que pode ser reinvestido ou guardado.

Para pequenos negócios, o ideal é ter pelo menos um fluxo de caixa operacional e um projetado. Vamos a um exemplo prático.

Exemplo prático de fluxo de caixa mensal

Imagine um MEI que vende bolos sob encomenda e em uma semana teve a seguinte movimentação entre entradas e saídas:

Subtraindo a entrada da saída, temos o total de R$ 175, o que quer dizer que o caixa está operando no azul.  Esse controle simples já permite:

• Saber se o negócio está gerando caixa positivo;
• Planejar o pagamento do DAS e a retirada do pró-labore;
• Decidir se dá para comprar ingredientes para novos pedidos sem se endividar.

Ferramentas e modelos de fluxo de caixa para MEI

O fluxo de caixa pode ser feito por meio de planilhas gratuitas no Excel, ou Google Sheet, como também em aplicativos de controle financeiro com IA.

Se você não tem muita familiaridade com a tecnologia, pode usar cadernos ou planilhas. Agora se você já tem alguma familiaridade, algumas sugestões que vão ajudar nesse processo são:

• Granatum (versão MEI);
• Qipu (focado em MEIs, criado em parceria com o Sebrae);
• Nibo, ZeroPaper, Conta Azul;
• Planilhas automatizadas com IA, que integram conciliação bancária e alertas.

Essas ferramentas ajudam a evitar erros manuais e facilitam a visualização de períodos futuros. Agora com o fluxo de caixa pronto, é hora de entender os indicadores financeiros.

Indicadores financeiros: os números que mostram o que realmente importa

Não basta vender muito e nem controlar o caixa. Um negócio só se sustenta se tiver lucratividade, eficiência e rentabilidade. Para isso, o MEI precisa aprender a monitorar alguns indicadores fundamentais, como:

• Margem de lucro;
• Ponto de equilíbrio;
• Ticket médio;
• Retorno sobre Investimento (ROI).

Margem de lucro

A margem de lucro mostra quanto sobra (em %) de cada venda após pagar todos os custos.

• Fórmula: (Lucro líquido / Receita total) x 100.

Exemplo: Se você vende R$ 5.000 por mês e sobra R$ 1.200 após pagar tudo, sua margem de lucro é 24%, para ampliar essa margem, você teria que aumentar o seu preço.

Ponto de equilíbrio

É o faturamento mínimo necessário para que as receitas cubram todos os custos. Abaixo disso, o negócio opera no vermelho.

• Fórmula básica: Custos fixos / (1 – percentual dos custos variáveis sobre as vendas)

Saber seu ponto de equilíbrio ajuda a definir metas reais e evitar promoções que tragam prejuízo. Além disso, o conhecimento ajuda você a determinar o seu preço de vendas.

Ticket médio

Mostra quanto, em média, cada cliente gasta com você. Importante para planejar estratégias de venda e precificação.

• Fórmula: Receita total / Número de vendas.

Por exemplo, se você teve uma receita de R$ 10 mil, e 100 vendas, isso quer dizer que cada cliente está gastando em média R$ 100.

Você pode então, criar uma estratégia oferecendo um produto em promoção para esse cliente para tentar aumentar o ticket médio e o seu faturamento.

Retorno sobre o investimento (ROI)

Mede quanto você lucra em relação ao que investe em marketing, insumos, máquinas etc.

• Fórmula: (Ganho – Custo) / Custo

O ROI é essencial para saber se realmente você está tendo retorno sobre o que está sendo investido de fato no negócio.

Organização fiscal e obrigações do MEI

A gestão financeira para MEI também passa por entender e cumprir as obrigações legais e fiscais. O MEI tem vantagens simplificadas, mas precisa estar atento para não incorrer em erros que podem levar a multas. 

Quem é microempresário optante pelo Simples Nacional, também tem diversas obrigações que precisam ser levadas em consideração.

Principais obrigações:

• Pagamento do DAS mensalmente;
• Declaração Anual do MEI (DASN-SIMEI) até 31 de maio;
• Nota fiscal obrigatória ao vender para empresas ou governos;
• Controle de faturamento anual, que não pode ultrapassar o limite vigente (R$ 81 mil por ano ou R$ 6.750 por mês).

De acordo com o Sebrae, a inadimplência com o DAS é o principal fator de exclusão automática do regime MEI. Por isso, um bom controle evita a perda do CNPJ.

Crescimento sustentável: como o MEI pode evoluir com segurança

Muitos MEIs têm medo de crescer e perder os benefícios do regime. Mas com um bom planejamento, é possível escalar com segurança — seja contratando, aumentando a produção ou formalizando a transição para ME.

Para crescer de forma sustentável, leve em consideração esses pontos:

• Avaliar se a demanda justifica escalar;
• Projetar aumento de custos e estrutura (pessoas, local, ferramentas);
• Revisar precificação para manter a margem;
• Estudar a migração para microempresa (ME) com apoio de contador;
• Buscar crédito de forma estratégica, não emergencial.

Ser MEI não significa trabalhar sem planejamento. Muito pelo contrário: é justamente no pequeno que a gestão bem feita faz a maior diferença.

Com as ferramentas certas, disciplina e conhecimento, qualquer microempreendedor pode deixar o improviso para trás e construir um negócio rentável, sustentável e preparado para crescer.

FAQ – Perguntas Frequentes

O que é gestão financeira para MEI?

A gestão financeira para MEI é o conjunto de práticas que ajudam o microempreendedor individual a controlar suas receitas, despesas, fluxo de caixa, precificação e obrigações fiscais. Com ela, é possível tomar decisões mais seguras, evitar dívidas e manter a saúde financeira do negócio.

Como organizar as finanças sendo MEI?

O primeiro passo é separar as finanças pessoais das empresariais. Depois, é essencial registrar todas as entradas e saídas, usar uma planilha ou aplicativo de fluxo de caixa, definir um pró-labore e reservar parte dos ganhos para pagar o DAS e investir no negócio.

MEI precisa fazer fluxo de caixa?

Sim! Mesmo sendo um pequeno negócio, o MEI precisa acompanhar o fluxo de caixa para saber se está operando com saldo positivo. Essa ferramenta permite prever gastos futuros, identificar sazonalidades e evitar surpresas com falta de capital.

Como fazer a precificação de serviços como MEI?

A precificação deve levar em conta os custos fixos e variáveis, o tempo dedicado ao serviço, a margem de lucro desejada e os preços praticados pelo mercado.

Qual a importância do pró-labore para o MEI?

Definir um pró-labore é essencial para não misturar o dinheiro do negócio com o pessoal. Isso ajuda a manter o controle do fluxo de caixa e evita que o microempreendedor retire mais dinheiro do que o negócio pode suportar.

Que ferramentas ajudam na gestão financeira do MEI?

Existem várias opções de planilhas e aplicativos, como Qipu, Granatum, Nibo, ZeroPaper e até o Google Sheets. Alguns sistemas já utilizam inteligência artificial para prever despesas, gerar relatórios e automatizar lançamentos.

MEI precisa ter conta bancária separada?

Não é obrigatório por lei, mas é altamente recomendável. Ter uma conta bancária separada ajuda a organizar as entradas e saídas, facilita o controle do fluxo de caixa e transmite mais profissionalismo para clientes e fornecedores.

Como o MEI pode sair das dívidas?

Para sair das dívidas, o MEI precisa renegociar débitos com fornecedores ou bancos, cortar despesas desnecessárias, organizar o fluxo de caixa e buscar formas de aumentar a receita, como renda extra ou novos clientes.

Vale a pena contratar consultoria financeira sendo MEI?

Sim, especialmente se o MEI não tem domínio sobre gestão de custos, precificação ou fluxo de caixa. Uma consultoria pode ajudar a evitar erros comuns e acelerar o crescimento do negócio com decisões mais estratégicas.

Qual a relação entre controle financeiro e sucesso do MEI?

Negócios que mantêm controle financeiro têm mais chances de crescer, evitar dívidas e investir com consciência. Sem controle, mesmo um negócio lucrativo pode quebrar por falta de planejamento e desorganização financeira.

José Carlos Sanchez Jr.

Administrador de Empresas com MBA em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Atualmente é consultor financeiro e redator especialista em finanças.

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